Elektronische Patientenakte: So funktioniert die ePA für alle

Seit Oktober 2025 sind Arztpraxen, Krankenhäuser und Apotheken dazu verpflichtet, elektronische Patientenakten zu verwalten. Für Patientinnen und Patienten bleibt die Nutzung freiwillig. Was Sie zur ePA wissen müssen.

• Versicherte bestimmen selbst über Patientenakte

• Austausch zwischen Arzt und Patient soll optimiert werden

• Verwaltung über die Apps der Krankenkassen

Die elektronische Patientenakte (ePA) steht im Zentrum des so genannten Digital-Gesetzes (DigiG), das der Bundestag "zur Beschleunigung der Digitalisierung des Gesundheitswesens" verabschiedet hat. Damit soll es künftig einfacher werden, Gesundheitsdaten auszutauschen.

Seit 2025 haben alle gesetzlichen Kassen den Auftrag, ihre Versicherten automatisch und kostenfrei mit einer digitalen Patientenakte auszustatten ("ePA für alle"). Ob sie die digitale Akte nutzen möchten, entscheiden gesetzlich Versicherte individuell.

Arztpraxen und Krankenhäuser sind dazu verpflichtet, die ePA im Versorgungsalltag zu nutzen. Bestimmte Daten aus der aktuellen Behandlung müssen eingestellt werden, sofern die versicherte Person dem nicht widersprochen hat. Dazu gehören beispielsweise Befunde sowie Arzt- und Entlassbriefe. Auch Apotheken haben Zugriff auf bestimmte Informationen, wie zum Beispiel Medikationspläne.

So bekommt man die ePA

Versicherte müssen aktiv Widerspruch bei den Kassen einlegen, wenn sie ihre Gesundheitsdaten nicht auf einer ePA speichern und verwalten möchten (Opt-Out-Verfahren). Bei Kindern und Jugendlichen sind die Eltern oder gesetzliche Vertreter dazu verpflichtet, die elektronische Patientenakte abzulehnen, wenn gewünscht. Die gesetzlichen Krankenkassen sind dazu verpflichtet, ihre Mitglieder über die Einrichtung der Patientenakte sowie die Möglichkeiten zum Widerspruch zu informieren.

Was auf der elektronischen Patientenakte gespeichert wird, wer auf Daten zugreifen darf und für wie lange, entscheiden die Versicherten. Die elektronische Patientenakte kann mit Erlaubnis der Versicherten auch von Dritten eingesehen und bearbeitet werden (Vertreterregelung). Die Krankenkassen haben keinen Zugang.

Verwaltet wird die ePA über die entsprechenden kostenfreien Apps der gesetzlichen Kassen, die auf Smartphone oder Tablet heruntergeladen werden können. Hier finden Sie einen Überblick der Apps verschiedener Krankenkassen.

ePA-Verwaltung ohne Smartphone

Auch ohne Smartphone und Tablet ist es möglich, eine elektronische Patientenakte zu führen. Auskünfte dazu erteilen die jeweiligen Krankenkassen. Bei der Nutzung über Notebook oder Desktop-PC stehen unter Umständen einige Funktionen aus den Apps nicht zur Verfügung.

Wie wird die ePA verwaltet?

Die ePA wird von den Versicherten verwaltet. Sie verfügen darüber, welche Daten dort gespeichert werden, und wer diese sehen kann. Ärztinnen und Ärzte sind gesetzlich dazu verpflichtet, alle Daten in der ePA abzulegen, die für eine akute Behandlung entscheidend sind. Das können auch ältere Aufzeichnungen sein, die nachgetragen werden. Die Speicherung auf der ePA ersetzt nicht die Dokumentation über Behandlungen, die Ärztinnen oder Psychotherapeuten in den Praxisverwaltungssystemen erledigen.

Wer hat Zugriff?

Über die ePA-App können die Versicherten auswählen, wer Zugriff auf die Akte hat, Dokumente hochladen oder einsehen kann. Wird die elektronische Patientenakte ohne App verwaltet, können diese Berechtigungen vor Ort in der Praxis, im Krankenhaus oder in der Apotheke über die elektronische Gesundheitskarte mit zugehöriger PIN erteilt werden. Zugriffsberechtigungen können auch zeitlich begrenzt vergeben werden.

Behandler müssen Patienten auf ihr Widerrufsrecht hinweisen, insbesondere wenn es um hochsensible Daten wie psychische oder sexuell übertragbare Krankheiten geht. Die in der ePA gesammelten Daten sollen pseudonymisiert für Forschungszwecke zur Verfügung gestellt werden. Versicherte haben aber auch hier innerhalb der digitalen Akte die Möglichkeit, dieser Option zu widersprechen.

Wie werden die Daten gespeichert?

Für den Schutz der besonders sensiblen Gesundheitsdaten auf der elektronischen Patientenakte sind die Krankenkassen zuständig. Weder sie noch andere, an der Datenverarbeitung beteiligte Unternehmen, dürfen die Inhalte auf der ePA auslesen. Alle Daten landen verschlüsselt in der digitalen Akte. Der erstmalige Zugang, beispielsweise über die App der Krankenkasse, erfolgt über eine mehrstufige Identifikation.

Die Daten sollen verschlüsselt über gesicherte Server in Deutschland auf der ePA gespeichert werden. Nur die Inhaber, also die Versicherten, können anderen Personen Zugriff darauf erteilen. Befähigte Ärztinnen und Ärzte sowie anderes medizinisches Personal können diese dann über das Praxisverwaltungssystem (PVS) einsehen.

Einmal hochgeladene Dokumente bleiben in der ePA gesichert, sofern kein Auftrag zur Löschung erteilt wird. Wechselt der oder die Versicherte die Krankenkasse, kann die bestehende digitale Akte umgezogen werden.

Patientenakte für Privatversicherte

Einige private Krankenkassen stellen ihren Versicherten bereits elektronische Patientenakten zur Verfügung: Details können bei den Kassen erfragt werden. Für die Nutzung benötigen die Userinnen und User ebenfalls eine entsprechende App. Analog zum Anmeldeprozess bei den gesetzlichen Kassen benötigen Privatversicherte eine Gesundheits-ID, mit der sie sich sicher für die Nutzung einer ePA anmelden können.

Mit Material von dpa.