Die Entfernungspauschale – was Arbeitnehmer dazu wissen müssen

Über die Entfernungspauschale, meist Pendlerpauschale genannt, werden Fahrtkosten steuerlich berücksichtigt, die beim Arbeitsweg entstehen. So wird sie berechnet.

• Es zählen die Entfernung zum Arbeitsplatz und die Zahl der Arbeitstage

• Seit 1.1.2022 liegt sie ab dem 21. Kilometer bei 38 Cent pro Kilometer

• Sie gilt für alle Verkehrsmittel

Nach dem Einkommensteuergesetz* mindert die Pendlerpauschale – in der Steuererklärung fällt sie unter die Werbungskosten – das zu versteuernde Einkommen. Nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Selbstständige können von ihr profitieren. Nach den letzten verfügbaren Zahlen – für 2019 – wurden einer Schätzung des Bundesfinanzministeriums zufolge 11,6 Millionen Steuerzahler um 5,1 Milliarden Euro entlastet. Das entsprach einem Durchschnitt von 440 Euro pro Kopf.

Wie viele Kilometer und Tage?

Für die Berechnung der Pendlerpauschale zählt die einfache Entfernung von der Wohnung zum Arbeitsplatz (offiziell "erste Tätigkeitsstätte"). Auch wer diesen Weg beispielsweise viermal täglich zurücklegt, weil er sein Mittagessen zu Hause einnimmt, kann nur eine Strecke geltend machen. Gezählt wird vom ersten Kilometer an, die Entfernung wird dann auf ganze Kilometer abgerundet – manchmal wird daher auch von "Kilometerpauschale" gesprochen. Ob Arbeitnehmer in Voll- oder Teilzeit arbeiten, ist nicht relevant.

Bei der Pauschale werden nur die tatsächlichen Arbeitstage am Arbeitsplatz berücksichtigt. Von den in der Regel 365 Tagen im Jahr muss man also zunächst die Wochenenden und Feiertage abziehen. Bei der Zahl der Arbeitstage nach Bundesländern* sind dann noch Urlaubs-, Homeoffice- und Krankheitstage zu berücksichtigen.

Welche Verkehrsmittel kommen infrage?

Die Pendlerpauschale gilt nicht nur für Auto- und Motorradfahrer. Auch Arbeitnehmer und Selbstständige, die zu Fuß, mit dem Fahrrad, E-Bike und öffentlichen Verkehrsmitteln des Nah- und Fernverkehrs oder in Fahrgemeinschaften zur Arbeit pendeln, können sie beanspruchen. Benutzen Arbeitnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mehrere Verkehrsmittel, müssen sie diese separat in die Steuererklärung eintragen.

Wie hoch ist die Pauschale?

Um die finanzielle Mehrbelastung durch lange Wege zur Arbeit abzufedern, stieg die Entfernungspauschale rückwirkend zum 1.1.2022 ab dem 21. Kilometer auf 38 Cent pro Kilometer. Die Regelung gilt bis 2026.

Pendlerpauschale berechnen

An einem Beispiel für das Jahr 2022 lässt sich die Pauschale einfach berechnen: Eine Pendlerin in Bayern legt zwischen ihrer Wohnung und dem Arbeitsplatz eine Strecke von 22 Kilometern zurück. Von den nach Abzug von Wochenend- und Feiertagen verbleibenden 250 Arbeitstagen im Freistaat zieht sie 30 Urlaubs- und drei Krankheitstage ab. Sie ist also tatsächlich an 217 Tagen zur Arbeit unterwegs. Somit liegt die Entfernungspauschale, die sich in der Steuererklärung auswirkt, bei 20 (Kilometer) mal 217 (Arbeitstage) mal 30 Cent plus 2 (Kilometer) mal 217 (Arbeitstage) mal 38 Cent, also bei 1466,92 Euro.

Fahrtkostenzuschuss

Zur Zahlung eines Fahrtkostenzuschusses an die Mitarbeitenden sind Arbeitgeber nicht verpflichtet. Wird er freiwillig gewährt, muss ihn der Arbeitgeber – in der Regel pauschal – versteuern. Die Versteuerung entfällt, wenn es sich um einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr, um einen Zuschuss an Auszubildende für die Fahrt zur Berufsschule oder um einen Tankgutschein handelt.

Der Fahrtkostenzuschusses beträgt 30 Cent pro Kilometer des einfachen, täglichen Arbeitswegs, multipliziert mit der Anzahl der Arbeitstage pro Monat. Dazu ein Beispiel: Fährt ein Arbeitnehmer täglich 10 Kilometer ins Büro und das an 22 Tagen im Monat, ergibt sich ein Fahrtkostenzuschuss von 0,30 Euro x 10 x 22, also von 66 Euro im Monat.

Gibt es einen Höchstbetrag?

Ist der Arbeitnehmer mit dem eigenen Auto unterwegs, kennt das Finanzamt steuerlich keinen Höchstbetrag. Werden für den Weg zur Arbeit öffentliche Verkehrsmittel benutzt, liegt die Höchstgrenze der Entfernungspauschale grundsätzlich bei 4500 Euro pro Jahr. Nachgewiesene höhere tatsächliche ÖV-Kosten können in vollem Umfang angesetzt werden. Wer vom Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn ein steuerfreies oder pauschal besteuertes Jobticket erhält, muss dies dem Finanzamt in der Steuererklärung melden.

Sind Nachweise erforderlich?

Liegt die ermittelte Entfernungspauschale unter 4500 Euro, so sind in der Regel keine Nachweise oder Unterlagen erforderlich. Wer allerdings beim Finanzamt mehr als 230 (bei einer Fünftagewoche) bzw. 280 (bei einer Sechstagewoche) Fahrten pro Jahr angibt, muss diese nachweisen. Das ist durch ein Fahrtenbuch oder eine Bescheinigung des Arbeitgebers möglich.

Für wen lohnt sich die Pendlerpauschale?

Pauschal und ohne Nachweis werden für jeden Arbeitnehmer jährlich 1000 Euro Werbungskosten berücksichtigt. Schon wer zum Beispiel 22 Kilometer vom Arbeitsplatz entfernt lebt und an 150 Tagen im Jahr pendelt, überschreitet diesen Betrag und profitiert somit von der Pendlerpauschale. Kommen weitere berufsbedingte Ausgaben, etwa für Fortbildungen oder Fachliteratur dazu, können diese zusätzlich geltend gemacht werden.

Laut einer ADAC Umfrage unter Autopendlern dürfte knapp die Hälfte von ihnen von der höheren Pendlerpauschale ab 2022 profitieren. Denn fast die Hälfte der befragten Berufspendler legt Arbeitswege von 20 Kilometern oder mehr zurück. Im Umkehrschluss müssen jedoch auch viele Autopendler ohne den finanziellen Ausgleich auskommen. Viele von ihnen haben keine realistische Alternative zum Auto, weshalb sich der ADAC für eine Erhöhung der Pauschale ab dem ersten Kilometer eingesetzt hat.

Die Homeoffice-Pauschale

Durch die zunehmende Arbeit im Homeoffice reduzieren sich für viele bisherige Pendler die Aufwendungen für den Arbeitsweg und damit auch die über die Entfernungspauschale absetzbaren Werbungskosten. Weil die Bestimmungen für Arbeitszimmer innerhalb der Wohnung eher restriktiv sind, wurde eine Homeoffice-Pauschale eingeführt.

Arbeitnehmer können bisher für maximal 120 Tage pro Jahr fünf Euro pro Tag von der Steuer absetzen, um Mehrbelastungen durch das Arbeiten zu Hause auszugleichen. Für 2023 können Steuerpflichtige für bis zu 210 Tage pro Jahr sechs Euro pro Tag in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. War die Homeoffice-Pauschale also bislang auf 600 Euro im Jahr begrenzt, sind es für 2023 bis zu 1.260 Euro jährlich.

Die Pauschale gilt auch, wenn kein häusliches Arbeitszimmer zur Verfügung steht.

Das fordert der ADAC

Angesichts stark gestiegener Kosten für Autofahrer setzt sich der ADAC für eine höhere Pendlerpauschale bereits ab dem ersten Kilometer ein.

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