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Der ADAC

Die Entfernungspauschale – was Arbeitnehmer dazu wissen müssen

Junge Frau wartet auf den Zug
Bei der Entfernungspauschale werden alle Verkehrsmittel berücksichtigt ∙ © imago images/Poolfoto

Über die Entfernungspauschale, meist Pendlerpauschale genannt, werden Fahrtkosten steuerlich berücksichtigt, die beim Arbeitsweg entstehen. So wird sie berechnet.

  • Es zählen die Entfernung zum Arbeitsplatz und die Zahl der Arbeitstage

  • Bisher beträgt die Pauschale 30 Cent pro Kilometer

  • 2021 wird sie ab dem 21. Kilometer auf 35 Cent pro Kilometer erhöht

Nach dem Einkommensteuergesetz* mindert die Pendlerpauschale – in der Steuererklärung fällt sie unter die Werbungskosten – das zu versteuernde Einkommen. Nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch Selbstständige können von ihr profitieren. Nach einer Schätzung des Bundesfinanzministeriums wurden 2019 auf diese Weise 11,6 Millionen Steuerzahler um 5,1 Milliarden Euro entlastet. Das entspricht einem Durchschnitt von 440 Euro pro Kopf.

Wie viele Kilometer und Tage können geltend gemacht werden?

Kleines Mädchen füttert ihren Vater beim Mittagessen
Mittags nach Hause? Kein Fall für die Entfernungspauschale ∙ © iStock.com/Vasyl Dolmatov

Für die Berechnung der Pendlerpauschale zählt die einfache Entfernung von der Wohnung zum Arbeitgeber (offiziell: "erste Tätigkeitsstätte"). Auch wer diesen Weg beispielsweise viermal täglich zurücklegt, weil er sein Mittagessen zu Hause einnimmt, kann nur eine Strecke geltend machen. Gezählt wird vom ersten Kilometer an, die Entfernung wird dann auf ganze Kilometer abgerundet – manchmal wird daher auch von "Kilometerpauschale" gesprochen. Ob Arbeitnehmer in Voll- oder Teilzeit arbeiten, ist nicht relevant.

Bei der Pauschale werden nur die tatsächlichen Arbeitstage am Arbeitsplatz berücksichtigt. Von den in der Regel 365 Tagen im Jahr muss man also zunächst die Wochenenden und Feiertage abziehen. Bei der Zahl der Arbeitstage nach Bundesländern* sind dann noch Urlaubs-, Homeoffice- und Krankheitstage zu berücksichtigen.

Welche Verkehrsmittel kommen in Frage?

Autos auf einem Mitarbeiterparkplatz vor einem Bürogebäude
Nach wie vor pendeln viele mit dem Pkw zur Arbeit ∙ © stock.adobe.com/Roman Babakin

Die Pendlerpauschale gilt nicht nur für Auto- und Motorradfahrer. Auch Arbeitnehmer und Selbstständige, die zu Fuß, mit dem Fahrrad, E-Bike und öffentlichen Verkehrsmitteln des Nah- und Fernverkehrs oder in Fahrgemeinschaften zur Arbeit pendeln, können sie beanspruchen. Benutzen Arbeitnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mehrere Verkehrsmittel, müssen sie diese separat in die Steuererklärung eintragen.

Wie hoch ist die Entfernungspauschale derzeit und ab 2021?

Aktuell liegt die Pauschale bei 30 Cent pro Kilometer. In Zukunft sind wegen der steigenden CO₂-Bepreisung höhere Spritkosten zu erwarten. Um die finanzielle Mehrbelastung durch lange Wege zur Arbeit abzufedern, steigt die Entfernungspauschale zum Jahresanfang 2021 ab dem 21. Kilometer auf 35 Cent. Zum Jahresanfang 2024 sollen es dann ab dem 21. Kilometer 38 Cent pro Kilometer werden.

Gibt es bei der Pauschale einen Höchstbetrag?

Ist der Arbeitnehmer mit dem eigenen Auto unterwegs, kennt das Finanzamt steuerlich keinen Höchstbetrag. Werden für den Weg zur Arbeit öffentliche Verkehrsmittel benutzt, liegt die Höchstgrenze der Entfernungspauschale bei 4500 Euro pro Jahr. Wer vom Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn ein steuerfreies oder pauschal besteuertes Job-Ticket erhält, muss dies dem Finanzamt in der Steuererklärung melden.

Wie wird die Entfernungspauschale berechnet?

Frau schmückt mit ihrem Sohne den Weihnachtsbaum
Weihnachten und andere gesetzliche Feiertage entfallen bei der Pauschale ∙ © iStock.com/svetikd

An einem Beispiel für das Jahr 2020 lässt sich die Pauschale einfach berechnen: Eine Pendlerin in Bayern legt zwischen ihrer Wohnung und dem Arbeitsplatz eine Strecke von 20 km zurück. Von den nach Abzug von Wochenend- und Feiertagen verbleibenden 253 Arbeitstagen im Freistaat zieht sie 30 Urlaubs- und drei Krankheitstage ab. Sie war also tatsächlich an 220 Tagen zur Arbeit unterwegs. Somit liegt die Entfernungspauschale, die sich in der Steuererklärung auswirkt, bei 20 (km) mal 220 (Arbeitstage) mal 30 Cent, also bei 1320 Euro.

Für wen lohnt sich die Entfernungspauschale?

Fahrrad fahren in der Stadt München
Von der Pauschale profitieren auch Radler mit längerem Arbeitsweg ∙ © ADAC/Martin Hangen

Pauschal und ohne Nachweis werden für jeden Arbeitnehmer jährlich 1000 Euro Werbungskosten berücksichtigt. Schon wer zum Beispiel 15 Kilometer vom Arbeitsplatz entfernt lebt und an 230 Tagen im Jahr pendelt, überschreitet diesen Betrag und profitiert somit von der Pendlerpauschale. Kommen weitere berufsbedingte Ausgaben, etwa für Fortbildungen oder Fachliteratur dazu, können diese zusätzlich geltend gemacht werden.

Laut einer ADAC Umfrage unter Auto-Pendlern dürfte knapp die Hälfte von ihnen von der höheren Pendlerpauschale ab 2021 profitieren. Denn fast die Hälfte der befragten Berufspendler legt Arbeitswege von 20 Kilometern oder mehr zurück. Im Umkehrschluss müssen jedoch auch viele Auto-Pendler ohne den finanziellen Ausgleich auskommen. Viele von ihnen haben keine realistische Alternative zum Auto, weshalb sich der ADAC für eine Erhöhung der Pauschale ab dem ersten Kilometer eingesetzt hat.

Sind Nachweise erforderlich?

Liegt die ermittelte Entfernungspauschale unter 4500 Euro, so sind in der Regel keine Nachweise oder Unterlagen erforderlich. Wer allerdings beim Finanzamt mehr als 230 (bei einer Fünftagewoche) bzw. 280 (bei einer Sechstagewoche) Fahrten pro Jahr angibt, muss diese nachweisen. Das ist durch ein Fahrtenbuch oder eine Bescheinigung des Arbeitgebers möglich. 

Die Auswirkungen von Homeoffice

Mann arbeitet im Homeoffice
Arbeitstage im Homeoffice sind bei der Kalkulation abzuziehen ∙ © iStock.com/pixelfit

Durch die Corona-bedingt angestiegene Arbeit im Homeoffice reduzieren sich für viele bisherige Pendler die Aufwendungen für den Arbeitsweg und damit auch die über die Entfernungspauschale absetzbaren Werbungskosten. Weil die Bestimmungen für Arbeitszimmer innerhalb der Wohnung eher restriktiv sind, ist nun eine Diskussion entstanden, ob zusätzlich eine Art "Heimarbeitspauschale" eingeführt werden soll. Eine mögliche Regelung müsste im Jahressteuergesetz Niederschlag finden, das derzeit parlamentarisch erörtert wird.

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