Nebenkostenabrechnung prüfen: Fehler erkennen und Geld sparen
Zu hoch, zu spät, zu ungenau: Rund jede zweite Betriebskostenabrechnung ist fehlerhaft, warnt der Deutsche Mieterbund. Wer seine Nebenkosten sorgfältig prüft, kann Geld sparen.
Was in der Nebenkostenabrechnung stehen muss
Welche Kosten zulässig sind – und welche nicht
Wie man Widerspruch einlegt und Geld zurückfordert
Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, gelten als zweite Miete. Doch oft zahlen Mieterinnen und Mieter für Leistungen, die nicht auf sie umgelegt werden dürfen, oder falsch berechnet sind. Darum lohnt sich der genaue Blick auf die Betriebs- beziehungsweise Nebenkostenabrechnung.
Wieso Betriebskostenabrechnung prüfen?
Mieter sollten sich nicht darauf verlassen, dass der Vermieter alles korrekt abrechnet. Die Erfahrung des Deutschen Mieterbundes zeigt: In fast jeder Position der Betriebskostenabrechnung können sich Fehler verstecken. Wer sich mit der Abrechnung auseinandersetzt, kann ungerechtfertigte Kosten oft schon auf den ersten Blick entlarven. Manchmal geht es nur um wenige Euro, häufiger jedoch um hohe zweistellige und auch dreistellige Beträge.
Nebenkostenabrechnung: Bis wann fällig?
Damit Vermieter ihren Mietern Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung in Rechnung stellen können, müssen sie den Bescheid pünktlich zustellen. Das Bürgerliche Gesetzbuch schreibt vor, dass dies innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums passieren muss. Maßgeblich ist die tatsächliche Zustellung, nicht das Versanddatum.
Geht die Abrechnung dem Mieter zu spät zu und trägt der Vermieter die Schuld – etwa durch verspätete Beauftragung oder interne Verzögerungen – darf er keine Nachzahlung mehr verlangen. Liegt die Ursache außerhalb des Einflussbereichs des Vermieters, zum Beispiel durch verspätete Abrechnung des Energieversorgers, bleibt der Anspruch bestehen.
Für Mieter gilt: Ein Guthaben verfällt nicht, auch wenn die Abrechnung verspätet kommt. Bleibt die Betriebskostenabrechnung ganz aus, kann der Mieter sie einklagen, etwa per Mahnverfahren.
Beispiel: Frist für Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnung der Betriebs- beziehungsweise Nebenkosten über den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 muss der Mieterin oder dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2026 zugehen.
Pflichtangaben in der Abrechnung
Damit eine Nebenkostenabrechnung formal ordnungsgemäß ist, muss sie so aufgebaut sein, dass der Mieter die Berechnung rechnerisch und inhaltlich nachvollziehen kann – ohne alle Einzelbelege prüfen zu müssen.
Die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nennt hierfür vier Mindestangaben:
die Zusammenstellung der Gesamtkosten
Angaben und Erläuterungen zum Verteilerschlüssel
die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils
die Angabe der Vorauszahlungen
Fehlt eine dieser Angaben, gilt die Betriebskostenabrechnung als formell unwirksam. Für betroffene Mieter bedeutet das: Sie müssen so lange nicht bezahlen, bis eine vollständige und ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt.
Was Mieter zahlen müssen und was nicht
Umlagefähig sind nur laufende Kosten, die mit dem Eigentum oder der Nutzung des Hauses zusammenhängen. Dazu zählen unter anderem:
Grundsteuer
Hausmeisterdienste
Heiz- und Warmwasserkosten
Müllabfuhr
Straßen- und Gebäudereinigung
Stromkosten für Gemeinschaftsbereiche wie Treppenhaus oder Kellerräume
Wohngebäude- oder Haftpflichtversicherung (sofern im Mietvertrag vereinbart)
Seit 2023 muss die CO₂-Abgabe auf fossile Heizenergie anteilig vom Vermieter übernommen werden – abhängig vom energetischen Zustand des Gebäudes. Je schlechter der energetische Standard, desto höher der Anteil des Vermieters. Bei unsanierten Altbauten kann dieser bei bis zu 95 Prozent liegen, in sehr effizienten Gebäuden hingegen nur bei 10 Prozent.
Nicht umlagefähig sind hingegen Verwaltungsgebühren, Instandhaltung, Reparaturen, Rücklagen für künftige Maßnahmen und Beiträge zu Eigentümerverbänden.
Auch sogenannte Scheinpositionen wie als Wartung deklarierte Reparaturen gehören nicht in die Abrechnung. Wenn Mieter solche Posten entdecken, sollten sie die Abrechnung kritisch prüfen und beim Vermieter gegebenenfalls Einsicht in die Originalbelege verlangen.
Tabelle: Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten
| Umlagefähig laut Betriebskostenverordnung | Nicht umlagefähig laut Betriebskostenverordnung |
|---|---|
Grundsteuer | Verwaltungskosten |
Heizung, Warmwasser, Wasserversorgung | Reparaturen |
Abwasser, Müllabfuhr | Instandhaltung |
Straßen- und Gebäudereinigung | Rücklagen |
Hausmeisterdienst | Beiträge an Eigentümerverbände |
Aufzugskosten | Scheinpositionen (z.B. Reparatur als Wartung deklariert) |
Strom für Gemeinschaftsflächen | |
Gartenpflege | |
Wartung technischer Anlagen | |
Gebäude- und Haftpflichtversicherung |
Was Vermieter offenlegen müssen
Vermieter müssen die Nebenkostenabrechnung so gestalten, dass sie für Mieter auch ohne Expertenwissen nachvollziehbar ist. Wer Unstimmigkeiten vermutet oder einzelne Positionen nicht versteht, darf am Ort der Verwaltung Einblick in die dazugehörigen Belege verlangen. Ein Anspruch auf die Zusendung von Kopien besteht nicht.
Verträge oder interne Vereinbarungen müssen Vermieter nur dann vorzeigen, wenn sie unmittelbar zur Betriebskostenabrechnung gehören. Wer keine Antwort auf berechtigte Nachfragen bekommt, kann sich an Mietervereine oder Fachanwälte wenden.
Häufigste Fehler in der Abrechnung
Formelle Fehler:
Abrechnungsfrist überschritten: Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingegangen sein.
Fehlende formelle Anforderungen: Eine Abrechnung muss die Gesamtkosten, die einzelnen Kostenarten, die dazugehörigen Verteilerschlüssel und die Vorauszahlungen enthalten.
Falscher Abrechnungszeitraum: Der Abrechnungszeitraum muss immer ein Jahr betragen, selbst wenn der Mieter nicht das ganze Jahr über dort gewohnt hat.
Inhaltliche Fehler:
Nicht umlagefähige Kosten: Kosten, die der Vermieter tragen muss, wie Verwaltungskosten, Instandhaltungs- oder Reparaturkosten, dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.
Falsche Kostenaufstellung: Nicht umlagefähige Kosten dürfen nicht als umlegbare Nebenkosten deklariert werden.
Falscher Verteilerschlüssel: Es muss der im Mietvertrag vereinbarte Verteilerschlüssel angewendet werden (z.B. nach Wohnfläche oder Verbrauch), ansonsten drohen falsche Anteile.
Doppelte Kosten: Manche Kostenarten werden zu Unrecht doppelt aufgeführt, z.B. werden Gartenpflege oder Treppenhausreinigung zusätzlich zum Hausmeisterlohn berechnet.
Unerlaubte Pauschalen: Wenn tatsächliche Kosten berechnet werden, obwohl eine Pauschale vereinbart wurde, ist dies unzulässig und ein Vertragsbruch.
Geschätzte Verbrauchswerte: Sie sind nur erlaubt, wenn eine Ablesung beispielsweise der Heizung nicht möglich war – etwa, weil kein Zugang zur Wohnung bestand. Allerdings dürfen Mieter in diesem Fall den Betrag pauschal um 15 Prozent kürzen.
Fehlender Vorwegabzug für Gewerberäume: Wenn gewerbliche und private Einheiten im selben Haus sind, müssen die höheren Kosten für gewerbliche Flächen durch einen Vorwegabzug abgetrennt werden, sonst werden private Mieter unzulässig belastet.
Fällt nach einer formal korrekten Nebenkostenabrechnung eine Nachzahlung an, sollten Mieter diese möglichst zeitnah begleichen. Eine Mahnung führt zwar nicht automatisch zur Kündigung des Mietverhältnisses. Wer aber dauerhaft in Rückstand gerät oder berechtigte Nachforderungen ignoriert, riskiert rechtliche Konsequenzen. Trotz Zweifeln an der Richtigkeit müssen Sie also zunächst zahlen.
Wie legt man richtig Widerspruch ein?
Wer inhaltliche Fehler in der Abrechnung vermutet, kann innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang schriftlich widersprechen – allerdings nur, wenn die Abrechnung formal korrekt ist. Fehlen Pflichtangaben wie Abrechnungszeitraum oder Umlageschlüssel, beginnt die Frist gar nicht erst.
Einwände sollten aus Beweisgründen schriftlich und möglichst nachweisbar erfolgen: etwa per Einschreiben oder mit Quittung. Auch via E-Mail ist es möglich, aber im Streitfall schwerer zu belegen. Mieter sollten konkret benennen, welche Kosten sie anzweifeln, und gleichzeitig Einsicht in die Belege verlangen – etwa in Wartungsrechnungen oder Hausmeisterverträge. Diese Einsicht müssen Vermieter vor Ort gewähren, Kopien aber nicht verschicken.
Hilfe und Vorlagen für Widerspruch
Wer Unterstützung braucht, findet bei Mietervereinen, Verbraucherzentralen oder Fachanwälten Hilfe – inklusive kostenloser Muster-Vorlagen für Widerspruchsschreiben.