FAQs

Jede Person. Die Meldekanäle sind für alle zugänglich – ob ADAC Angehörige oder Personen außerhalb des ADAC.

Sie können jeden tatsächlichen oder potentiellen Gesetzes- oder Richtlinienverstoß zu Compliance-Themen melden. Hierzu gehören bspw. neben Meldungen auf mögliche wirtschaftskriminelle Handlungen, wie Korruption, Betrug und Untreue, auch solche zu möglichen Menschenrechts- sowie Umweltrechtsverletzungen. Die Meldungen können sich gegen Angehörige der einzelnen ADAC Gesellschaften richten, oder sich auf Geschäftsbeziehungen oder Lieferanten beziehen.

Über das ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“ können zudem auch potenzielle oder tatsächliche Verstöße gegen das Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG), darauf basierende Rechtsverordnungen oder andere rechtliche Vorschriften (z.B. die EU-Marktmissbrauchsverordnung) sowie etwaige strafbare Handlungen innerhalb des Unternehmens gemeldet werden.

Bitte geben Sie jedoch nur Meldungen ab, wenn Sie von ihrer Richtigkeit überzeugt sind.

Sollten Sie sich mit Ihrer Meldung selbst belasten, oder die Untersuchung Ihrer Meldung dazu führen, dass ein durch Sie getätigter Verstoß aufgedeckt wird, so schützt Sie das nicht vor möglichen arbeitsrechtlichen oder ggf. auch strafrechtlichen Folgen. Ihre freiwillige Meldung kann aber bei der Entscheidung über mögliche Sanktionen mildernd berücksichtigt werden.

Die jeweilige interne Meldestelle – im Regelfall somit die ADAC Compliance Service GmbH.

Die ADAC Compliance Service GmbH ist über verschiedene Meldekanäle erreichbar und kümmert sich um Meldungen betreffend fast aller ADAC Gesellschaften. Sie berichtet direkt an die (geschäftsführenden) Vorstände des ADAC e.V., der ADAC SE, der ADAC Stiftung sowie der ADAC Regionalclubs. Die Mitarbeitenden der ADAC Compliance Service GmbH sind objektiv, unabhängig und Spezialisten auf dem Gebiet der Durchführung von internen Untersuchungen. Die ADAC Gesellschaften haben die ADAC Compliance Service GmbH als unabhängigen und fachkundigen Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes betraut. Ausnahmen hierzu sind weiter oben aufgeführt.

Die interne Meldestelle kann sich insbesondere bei der Durchführung interner Untersuchungen Unterstützung holen bzw. die Untersuchung an qualifiziertes Fachpersonal abgeben. Hierbei handelt es sich bspw. um die Interne Revision.

Sollte die interne Meldestelle nicht zuständig sein, werden Sie entsprechend darüber informiert. Dies geht natürlich nur, wenn Sie uns eine Kontaktmöglichkeit zur Verfügung stellen.

Die interne Meldestelle bestätigt Ihnen den Eingang Ihrer Meldung innerhalb von sieben Tagen, soweit Sie uns eine Kontaktmöglichkeit zur Verfügung gestellt haben.

Im Anschluss daran prüft die interne Meldestelle ihre Zuständigkeit, das Vorliegen der Meldevoraussetzungen sowie die Stichhaltigkeit Ihrer Meldung. Sie kontrolliert, ob Ihre Meldung ausreichend Informationen beinhalten, die eine weitere Sachverhaltsaufklärung in angemessener Weise ermöglichen. Falls eine Kontaktmöglichkeit zu Ihnen besteht und es notwendig werden sollte, kontaktiert Sie die interne Meldestelle für weiterführende Informationen zu dem von Ihnen gemeldeten Sachverhalt. Eine dahingehende Kooperation von Ihrer Seite ermöglicht eine effizientere und zielgerichtete Bearbeitung Ihrer Meldung.

Nach erfolgter Stichhaltigkeitsprüfung ergreift die interne Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen. So kann bspw. eine interne Untersuchung eingeleitet werden, die die interne Meldestelle entweder selbst oder aber mit Unterstützung durch andere qualifizierte Fachbereiche (wie bspw. die Interne Revision) unter Wahrung der Vertraulichkeit durchführt. Im Rahmen der Untersuchung können u.a. relevante Unterlagen gesichtet, Gespräche mit bezeugenden und betroffenen Personen geführt und auch elektronische Daten analysiert werden. Es kann auch vorkommen, dass Sie von der internen Meldestelle an andere zuständige Stellen verwiesen werden, Ihre Meldung aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen nicht weiterverfolgt wird oder Ihre Meldung zwecks weiterer Untersuchungen an zuständige Behörden weitergeleitet wird.

Die Sachverhaltsaufklärung sowie die daraus resultierenden Ergebnisse werden in Form eines Abschlussberichtes dokumentiert und entsprechend der Vertraulichkeitsvorgaben nur an die Personen weitergeleitet, die diesen benötigen. Der Abschlussbericht enthält auch Empfehlungen zu möglichen Abhilfemaßnahmen oder auch Disziplinarmaßnahmen. Letztlich entscheidet die jeweilige ADAC Gesellschaft über tatsächlich durchzuführende Abhilfemaßnahmen bzw. Disziplinarmaßnahmen entsprechend dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz und den Umständen des Einzelfalls.

Sie werden zeitnah, jedoch spätestens nach drei Monaten ab dem Zeitpunkt der Eingangsbestätigung darüber informiert, was mit Ihrer Meldung aus welchen Gründen geschieht – ob bspw. eine Untersuchung eingeleitet worden ist/wird, die Zuständigkeit bei einer anderen Stelle liegt, oder die Meldung aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen nicht weiterverfolgt wird. Natürlich werden Sie auch über den Abschluss der Bearbeitung informiert, sobald dieser erfolgt ist.

Im gesamten Prozess werden die Vorgaben zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz selbstverständlich beachtet.

Ja, soweit eine Kontaktmöglichkeit besteht.

Die interne Meldestelle bestätigt Ihnen vor Ablauf von sieben Tagen den Erhalt Ihrer Meldung in Form einer Eingangsbestätigung. Innerhalb der darauffolgenden drei Monate erhalten Sie Informationen darüber, was mit Ihrer Meldung aus welchen Gründen geschieht – ob bspw. eine Untersuchung eingeleitet worden ist, die Zuständigkeit bei einer anderen Stelle liegt, oder die Meldung aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen nicht weiterverfolgt wird. Natürlich werden Sie auch über den Abschluss der Bearbeitung informiert.

Ein persönliches Treffen ist aus organisatorischen Gründen nur nach individueller Terminvereinbarung möglich. Geben Sie Ihren Wunsch eines persönlichen Treffens bitte bei Ihrer Meldung mit an. Die interne Meldestelle setzt sich mit Ihnen zur Abstimmung der Einzelheiten in Verbindung. Bitte beschreiben Sie kurz im Eingabefeld, wo und auf welche Weise ein persönliches Treffen mit Ihnen möglich ist.

Bitte beachten Sie jedoch, dass für die Vereinbarung eines persönlichen Treffens eine Kontaktmöglichkeit zu Ihnen unabdingbar ist. Geben Sie Ihre Meldung über das internetbasierte ADAC Hinweisgeberportal ab, so bitten wir Sie entsprechend, einen geschützten Postkasten einzurichten.

Ja, jede Meldung, die bei uns eingeht, nehmen wir ernst.

Die interne Meldestelle prüft zunächst, ob Ihre Meldung genügend Informationen beinhaltet, die eine weitere Sachverhaltsaufklärung in angemessener Weise ermöglichen. Sollten weitere Informationen nötig sein, so wird sich die interne Meldestelle – soweit möglich – mit Ihnen in Verbindung setzen. Im Anschluss an die Stichhaltigkeitsprüfung ergreift die interne Meldestelle angemessene Folgemaßnahmen. Dies kann u.a. die Durchführung einer internen Untersuchung bedeuten.

Ja.

Sowohl die interne Meldestelle als auch das unterstützende Fachpersonal müssen sich an konkrete Verhaltensregeln halten. Dazu gehören bspw. die Folgenden:

• Die Identität der hinweisgebenden Person ist zu schützen und unterliegt höchster Vertraulichkeit. Sie darf gemäß gesetzlicher Vorgaben nur unter bestimmten sehr engen Voraussetzungen weitergegeben werden.

• Die Prüfung der Meldung wird zu jedem Zeitpunkt objektiv, unvoreingenommen, unabhängig, fair und mit Respekt durchgeführt.

• Die von der Meldung betroffene Person wird zu einem angemessenen Zeitpunkt angehört.

Ja.

Oberstes Prinzip des ADAC ist neben dem Schutz aller von einer Meldung betroffenen Personen, der Schutz der hinweisgebenden Person selbst und damit der vertrauliche Umgang mit den Identitäten.

Ihre Meldung und die damit möglicherweise übermittelten personenbezogenen Daten werden stets vertraulich behandelt. Ihre Identität und alle anderen Informationen, aus denen Ihre Identität direkt oder indirekt abgeleitet werden kann, wird – soweit es gesetzlich möglich ist – nicht offengelegt. Innerhalb des ADAC ist Ihre Identität – sofern dies von Ihnen bei der Meldung offengelegt wurde - lediglich der internen Meldestelle bekannt. Sollte eine Weiterleitung an konkrete Personen nötig sein (bspw. an das qualifizierte Fachpersonal, welches ggf. die interne Untersuchung übernommen hat bzw. die interne Meldestelle dabei unterstützt), werden wir uns im Vorhinein Ihre Einwilligung dafür einholen. Bitte beachten Sie jedoch, dass der ADAC im Falle einer Strafverfolgung nach lokalem Recht verpflichtet sein kann, Ihre Identität gegenüber den Ermittlungsbehörden offenzulegen.

Wenn Sie selbst jedoch vorsätzlich oder grob fahrlässig (wissentlich) falsche oder irreführende Informationen über Compliance-Vorgänge bereitstellen, oder erkennbar gegenstandslose Anschuldigungen melden, behält sich der ADAC rechtliche Schritte und/oder disziplinarische Maßnahmen vor. Darüber hinaus besteht für die Person, die Gegenstand Ihrer Meldung ist, in einem derartigen Fall ein berechtigtes Interesse daran, Kenntnis über Ihre Identität zu erhalten, um ggf. selbst Ansprüche gegen Sie geltend machen zu können.

Die interne Meldestelle gewährleistet durch entsprechende organisatorische, räumliche und technische Maßnahmen, dass ein Zugriff Dritter auf sämtliche Dokumente und Akten der internen Meldestelle nicht möglich ist.

Um bei Abgabe einer Meldung keinerlei Rückschlüsse auf Ihre Person zu ermöglichen, empfehlen wir Ihnen nach Möglichkeit ein privates oder öffentliches Endgerät zu verwenden. Vermeiden Sie es, ein vom Beschäftigungsgeber zur Verfügung gestelltes technisches Gerät (z.B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone) zu benutzen, oder bei Abgabe der Meldung über dessen Netzwerk mit dem Internet verbunden zu sein. Dies könnte Ihre Anonymität gefährden.

Achten Sie zudem auf eine sichere Internetverbindung, welche durch das Symbol eines Schlosses in der Adresszeile des Internetbrowser dargestellt wird. Sofern Sie die Möglichkeit haben, können Sie zusätzlich ein VPN (Virtual Private Network) benutzen, um Ihre Verbindung zusätzlich zu verschlüsseln.

Darüber hinaus empfehlen wir, bei Abgabe einer anonymen Meldung, den Sachverhalt so zu formulieren, dass bei der Ergreifung von Folgemaßnahmen Dritte keinerlei Möglichkeit haben, anhand des geschilderten Sachverhaltes Rückschlüsse auf Ihre Identität zu ziehen.

Ja, anonyme Meldungen sind möglich.

Dies geht am einfachsten, wenn Sie das internetbasierte ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“ verwenden. Dort können Sie nämlich trotz anonymer Meldung einen Postkasten einrichten, der es der internen Meldestelle ermöglicht, bei Bedarf in Kontakt mit Ihnen zu treten und Ihnen auf diesem Wege verfahrensrelevante Informationen zukommen zu lassen. Dies betrifft insbesondere die Eingangsbestätigung, Rückfragen zum Sachverhalt aber auch Informationen zum Umgang Ihrer Meldung sowie zum Abschluss.

Ja, jede Form von Repressalien (Nachteile im beruflichen Umfeld) gegen die hinweisgebende Person, einschließlich der Androhung und des Versuchs, ist verboten.

Sie sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz dann vor Repressalien geschützt, wenn Sie Ihre Meldung über einen offiziellen Meldekanal der internen Meldestelle abgegeben haben, Sie zum Zeitpunkt Ihrer Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die von Ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechend und der Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes eröffnet ist, bzw. Sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass dies der Fall ist. In einem solchen Fall wird zu Ihren Gunsten angenommen, dass die Repressalie eine Reaktion auf Ihre Meldung ist. Sie müssen jedoch geltend machen, dass Sie die Benachteiligung aufgrund Ihrer Meldung erleiden. Dies führt dazu, dass nicht Sie, sondern die Person, die Sie benachteiligt hat, darstellen muss, dass diese Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen und nicht auf Ihrer Meldung basierte.

Unabhängig vom Hinweisgeberschutzgesetz toleriert der ADAC weder Diskriminierungen, Einschüchterungen, Anfeindungen oder sonstige Arten von Repressalien gegenüber der hinweisgebenden Person noch, dass Druck auf diese ausgeübt wird, sodass auch diesen Fällen nachgegangen wird.

Für die betroffene Person gilt die Unschuldsvermutung, solange der Verstoß nicht nachgewiesen ist. Da Verdächtigungen und Anschuldigungen gegen eine Person schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen können, bitten wir Sie, das ADAC Hinweisgebersystem mit all seinen verfügbaren Meldekanälen verantwortungsvoll zu nutzen! Bewusst wahrheitswidrige Meldungen stellen selbst einen Compliance Verstoß dar.

Repressalien können bspw. die Folgenden sein:

• Disziplinarische Maßnahmen wie Abmahnung, Suspendierung oder Kündigung;

• Herabstufung oder Versagung einer Beförderung;

• Aufgabenverlagerung, Änderung des Arbeitsortes, Gehaltsminderung oder Änderung der Arbeitszeit;

• Versagung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen;

• Negative Leistungsbeurteilung;

• Nötigung, Einschüchterung, Mobbing und Ausgrenzung;

• Diskriminierung, benachteiligende oder ungleiche Behandlung;

• Schädigung, einschließlich Rufschädigung, insbesondere in den sozialen Medien, oder Herbeiführung finanzieller Verluste (wie z.B. auch Auftrags- und Einnahmeverluste).

Diskriminierungen, Einschüchterungen, arbeitsrechtliche Maßnahmen oder andere Arten von Repressalien (berufliche Nachteile) von ADAC Angehörigen aufgrund einer nach bestem Wissen getätigten Meldung eines möglichen Compliance-Verstoßes sind grundsätzlich verboten und stellen unter den Voraussetzungen des HinSchG einen eigenen Verstoß dar.

Wenn Sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Sie aufgrund Ihrer Meldung Benachteiligungen ausgesetzt sind, melden Sie dies bitte über die internen Meldekanäle, damit der ADAC entsprechend reagieren kann.

Ja, eine Information der betroffenen Person erfolgt zu einem angemessenen Zeitpunkt, sofern dies rechtlich geboten ist. Die betroffene Person soll die Möglichkeit erhalten, sich zu den Vorwürfen zu äußern. Diese erfolgt auch aus Gründen der Fairness.

Selbstverständlich wird die Identität der hinweisgebenden Person hierbei geschützt.

Die vollständige Meldung – samt Ihrer personenbezogenen Daten – ist nur der internen Meldestelle bekannt. Eine anonymisierte Version wird ggf. dem qualifizierten Fachpersonal weitergegeben, welches zur unterstützenden bzw. weiteren Bearbeitung mit einbezogen wird. Nur mit Ihrer vorherigen schriftlichen Einwilligung könnte auch die vollständige Meldung an diese Stellen weitergegeben werden. Sowohl die interne Meldestelle als auch das qualifizierte Fachpersonal ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Je nach Einzelfall kann die anonymisierte Meldung auch dem für Abhilfe- bzw. Disziplinarmaßnahmen zuständigen Personen bzw. Gremien weitergeleitet werden.

Im Ergebnis bedeutet dies, dass keine Person, die nicht mit der Bearbeitung beauftragt oder für Abhilfe- bzw. Disziplinarmaßnahmen zuständig ist, Einblick in die Meldung und die Ergebnisse nehmen darf.

Ja, dies ist selbstverständlich möglich. Je nach gewähltem Meldekanal kann auch eine Anlage beigefügt werden. Die anonyme Übermittlung ist insbesondere auch über das ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“ möglich.

Beachten Sie bitte, dass Dateien oder Bilder in der Regel sogenannte Meta-Daten beinhalten, in denen Informationen über den Ersteller der Datei enthalten sein können. Bei Bildern könnten die Koordinaten des Ortes, an dem das Bild gemacht worden ist, hinterlegt sein. Um Ihre Anonymität zu schützen, sollten Sie die Meta-Daten aus diesem Grund vor Übermittlung löschen. Eine Anleitung hierzu lässt sich im Internet über eine Suchmaschine leicht finden.

Ja.

Haben Sie Ihre Meldung über das ADAC Hinweisgeberportal „Tell-Me“ abgegeben, so wird Ihre Meldung sowie die weitere Korrespondenz, die über den von Ihnen dort evtl. erstellten Postkasten erfolgt, dort gespeichert. Im Rahmen der Bearbeitung erstellte oder zur Verfügung gestellte Dokumente werden auf separaten zugangsbeschränkten Laufwerken bzw. Systemen der internen Meldestelle gespeichert.

Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Eine automatisierte Weitergabe der bei der internen Meldestelle gespeicherten Daten ist technisch nicht vorgesehen und erfolgt auch nicht.

Bitte beachten Sie, dass Fragen zu ADAC Produkten und Feedback bzw. Beschwerden über die Leistungserbringung des ADAC nicht über das ADAC Hinweisgebersystem bearbeitet werden. Nutzen Sie dafür bitte folgenden Link: www.adac.de/lob-kritik

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass die interne Meldestelle Mitglieder- bzw. Kundenanliegen nicht annehmen, bearbeiten und insbesondere nicht weiterleiten wird. Derartige Meldungen werden direkt geschlossen.