Datenschutzinformation ADAC Hauptversammlung
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Wir, der ADAC e.V., Hansastraße 19, 80686 München („ADAC“), informieren Sie als Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zur ADAC Hauptversammlung und deren Durchführung.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Allgemeiner Deutscher Automobil-Club e.V.
Datenschutzbeauftragter (DSB)
Hansastraße 19, 80686 München
E-Mail: dsb-mail(at)adac.de
2. Datenkategorien
Wir erheben Ihre Daten entweder direkt bei Ihnen, wenn Sie im ADAC e.V. tätig sind oder bei dem ADAC Regionalclub, für welchen Sie an der ADAC Hauptversammlung teilnehmen. Wir erfassen ausschließlich diejenigen Daten verpflichtend, die für die Zwecke der Organisation und Durchführung der ADAC Hauptversammlung erforderlich sind. Darüberhinausgehende Angaben sind freiwillig.
Wir erheben und verarbeiten insbesondere folgende Daten von Ihnen:
a) Anmeldung zur Hauptversammlung:
Anrede, optional akademischer Titel, Vor- und Nachname, Regionalclubzugehörigkeit, postalische Anschrift, E-Mail-Adresse(n), optional Telefonnummer, optional Mobilfunknummer, ADAC Mitgliedsnummer, Geburtsdatum, Stimmberechtigung sowie Ihre Funktion;
Daten des Aufenthalts;
Reisemittel für An- und Abreise. Kommen Sie mit Flugzeug oder Bahn werden Zielflughafen oder Zielbahnhof mit Ankunftszeit sowie Zug-/Flugnummer abgefragt;
Abfrage, ob ein barrierefreier Zugang benötigt wird;
Abfrage, ob ein Hund mitgebracht wird;
Informationen zur Organisation der Verpflegung (vegetarische Mahlzeit, ggf. Lebensmittelunverträglichkeiten);
Begleitpersonen:
Anrede, Titel, Vor- und Nachname Ihrer Begleitperson, Abfrage, ob ein barrierefreier Zugang benötigt wird, Informationen zur Organisation der Verpflegung (vegetarische Mahlzeit, ggf. Lebensmittelunverträglichkeiten), Aktivitätenauswahl
Name, Geburtsdatum von minderjährigen Begleitpersonen, gewünschter Zeitraum für die Organisation der Kinderbetreuung (für Kinder zwischen 3 und 6 Jahren) sowie spezielle Wünsche für die Unterbringung;
Die von Ihnen im Freitextfeld eingetragenen individuellen Hinweise oder Fragen
b) Durchführung der Hauptversammlung:
Daten aus der Nutzung des elektronischen Abstimmgerätes;
Gefertigte Bild- und Tonaufnahmen der Hauptversammlung sowie ein daraus entstehendes Protokoll;
Gefertigte Bild- und Tonaufnahmen der Hauptversammlung für eine Live-Übertragung und für die Presseberichterstattung;
Druckstück „Stimmliste der Delegierten der ADAC Hauptversammlung“ mit der Nennung Ihres Namens, Ihrer Funktion und des Sie entsendenden ADAC Regionalclubs zur Verteilung an die Teilnehmer der ADAC Hauptversammlung;
Druckstück „Teilnehmerliste Delegierte der ADAC Hauptversammlung sowie der durch den Präsidenten für die Hauptversammlung zugelassener Gäste“ mit der Nennung Ihres Namens und des Sie entsendenden Regionalclubs bzw. des ADAC e.V. München;
Einlasskontrolle: Ihren Vor- und Nachnamen sowie die Nennung Ihres Regionalclubs.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiterer gesetzlicher Grundlagen für folgende Zwecke:
Die Organisation der ADAC Hauptversammlung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b EU-DSGVO, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO). Zweck ist insbesondere die Organisation Ihrer An- und Abreise sowie der Gremiensitzungen (Pflichtprogramm). Dabei verarbeiten wir Ihre Daten zur Ermöglichung der Ausübung Ihrer Delegiertenrechte im Rahmen der ADAC Hauptversammlung, insbesondere zur elektronischen Stimmabgabe, bzw. zur Übertragung von Stimmrechten auf Dritte bzw. zur Stimmrechtsübertragung auf Sie. Die weiteren Einzelheiten über die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich aus der Satzung des ADAC e.V. sowie des Sie entsendenden ADAC Regionalclubs;
Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Vorgaben. Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, u. a. zur Erfüllung handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Bestimmungen sowie Kontroll- und Meldepflichten (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c und e EU-DSGVO);
Rechtsgrundlage für die mögliche Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Erforderlichkeit eines barrierefreien Zugangs sowie von Lebensmittelunverträglichkeiten) ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a, Art. 9 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft an die im Punkt 8 angegeben E-Mail-Adresse widerrufen;
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder derjenigen von Dritten (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO):
Die Bild- und Tonaufnahmen dienen unter anderem der Dokumentation der ADAC Hauptversammlung und werden aufbewahrt, bis das daraus erstellte Protokoll genehmigt wurde. Dies dient zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.
Bild- und Tonaufnahmen ohne Erkennbarkeit des Einzelnen dienen der Berichterstattung über die ADAC Hauptversammlung im Rahmen eines Live Streams auf der Club-Seite des ADAC e.V. unter www.adac.de und der Presseberichterstattung.
Das berechtigte Interesse des ADAC liegt darin, unsere Mitglieder, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Öffentlichkeit über die Hauptversammlung zu informieren. Als Rednerin oder Redner haben Sie die Möglichkeit, einer Bild- und Tonaufnahme zu widersprechenGewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
4. Empfänger Ihrer Daten
Wir erheben und speichern Ihre Daten in unseren IT-Systemen.
Um unsere vertraglichen Leistungen zu erbringen, bedienen wir uns ausgewählter Dienstleister (Auftragsverarbeiter) und Erfüllungsgehilfen der im Folgenden genannten Kategorien, die im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können und diese für die Erfüllung der von uns erteilten Aufträge verwenden.
Wir erheben und verarbeiten Ihre für die optionale Teilnahme am Rahmenprogramm des ausrichtenden Regionalclubs erforderlichen Daten für den ausrichtenden Regionalclub und stellen ihm die für diese Zwecke erforderlichen Daten gemäß Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO zur Verfügung. Für diese Verarbeitung ist der ausrichtende Regionalclub, im Jahr 2024 der Regionalclub ADAC Weser-ems e.V., Bennigsenstraße 2-6, 28207 Bremen, Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Im Hinblick auf die Geltendmachung Ihrer diesbezüglichen Rechte wenden Sie sich an den verantwortlichen ausrichtenden Regionalclub.
Eine über die genannten Fälle hinaus gehende Datenweitergabe an andere, als die oben erwähnten Empfänger findet nur statt, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder erlauben oder Sie hierin eingewilligt haben.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger Ihrer Daten z. B. sein:
öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung (z. B. Finanzbehörden),
andere Unternehmen und Dienstleister (Auftragsverarbeiter)/ Erfüllungsgehilfen des ADAC e.V. in den Bereichen:
IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen u.a. für das Anmeldeportal sowie für die Abstimmgeräte
Akten- und Datenvernichtung
Druckdienstleister, Technikdienstleister
Telekommunikationsdienstleister
Abrechnungsdienstleister
an der Veranstaltungsdurchführung beteiligte Stellen, z.B. Hotels, Caterer und sonstige Ausrichter
5. Löschung Ihrer Daten
Wir verarbeiten Ihre Daten, solange es für die Erfüllung der o.g. Zwecke, insbesondere unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten, erforderlich ist. Hierzu gehört auch die Aufnahme in eine der Bedeutung des Vereins entsprechenden Vereinschronik. Sind die Daten für die Erfüllung dieser Zwecke und unserer Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Die Bild- und Tonaufnahmen werden innerhalb von 3 Monaten gelöscht, nachdem das daraus erstellte Protokoll der Hauptversammlung genehmigt wurde.
Die Daten zur Stimmabgabe werden innerhalb von 3 Monaten gelöscht, nachdem das Protokoll der Hauptversammlung genehmigt wurde.
Ihre Anmeldedaten werden bis zu 12 Monate nach Durchführung der ADAC Hauptversammlung gespeichert, um Ihnen – beziehungsweise den Mitarbeitenden Ihres ADAC Regionalclubs auf Ihre Weisung – Ihre Anmeldung zur nächsten jährlichen ADAC Hauptversammlung zu erleichtern. Sofern Sie nicht mehr Delegierter sind, werden wir auf Anweisung Ihres Regionalclubs umgehend Ihre Daten löschen. Ihre Gesundheitsdaten (Erforderlichkeit eines barrierefreien Zugangs sowie von Lebensmittelunverträglichkeiten) löschen wir jedenfalls, sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Gesundheitsdaten (Erforderlichkeit eines barrierefreien Zugangs sowie von Lebensmittelunverträglichkeiten) erteilen, speichern wir Ihre Einwilligungserklärung im Rahmen der Rechenschaftspflicht des ADAC gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit c i.V.m Art. 5 Abs. 2 DSGVO für 2 Jahre.
6. Weitere Datenschutzinformationen
Datenschutzinformationen über die Benutzung der Club-Seite (https://www.adac.de/datenschutz/online/) sowie zur Mitgliedschaft im ADAC e.V. (https://www.adac.de/datenschutz/mitgliedschaft/) finden Sie unter den angegebenen Links.
7. Ihre Datenschutzrechte
Sie können bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzung folgende Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausüben:
Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO). Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, die geplante Speicherdauer und die Herkunft Ihrer nicht direkt bei Ihnen erhobenen Daten verlangen;
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen oder anderen gesetzlichen Pflichten oder Rechte zur weiteren Speicherung einzuhalten sind;
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO);
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), d. h. das Recht, von Ihnen zur Verfügung gestellte und bei uns über Sie gespeicherte Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format übertragen zu bekommen oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 DSGVO), den Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft erklären können. Im Falle der Erteilung der Einwilligung über die Privatsphäre-Einstellungen können Sie Ihren Widerruf über die Privatsphäre-Einstellungen bzw. Cookie-Einstellungen erklären;
Recht auf Widerspruch hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 21 DSGVO).
Ihre Datenschutzanfrage zur Umsetzung Ihrer Rechte kann formlos erfolgen. Wenden Sie sich einfach per E-Mail an: hv2024(at)adac.de
Sie haben zudem jederzeit das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für den ADAC e.V. zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).
Alle Inhalte der Datenschutzinformation für Teilnehmer der ADAC Hauptversammlung wenden sich an und gelten für alle Geschlechter (w/m/d). Soweit gleichwohl einheitlich nur männliche, weibliche oder neutrale Personenbezeichnungen verwenden werden, dient dies allein der besseren Lesbarkeit.
Nähere Informationen stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage zur Verfügung.
Stand: März 2024