Datenschutzhinweise für Web-basierte Umfragen via „Microsoft Forms“ des ADAC Weser-Ems e.V.
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Forms“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Microsoft Forms“, um Informationen via Weblink abzufragen. Dies nennen wir im Folgenden „Online-Abfragen“. „Microsoft Forms“ ist ein Service der Microsoft Corporation.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Abfragen“ steht, ist der ADAC Weser-Ems e.V.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Forms“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Forms“ für die Datenverarbeitung verantwortlich.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Microsoft Forms“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie bei der Teilnahme bei einer Abfrage machen.
Angaben zum Benutzer (nur interne Umfragen):
z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache
Metadaten:
z. B. IP-Adresse, Datum, Uhrzeit
Textdaten:
Antworten, die Sie auf die im „Microsoft Forms“ Formular gestellten Fragen eintragen.
Umfang der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Microsoft Forms“, um Informationen via Weblink abzufragen.
Die Antworten werden bei der Verwendung von Microsoft Forms protokolliert. Wir speichern die Daten für einen Zeitraum von 12 Monaten.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des ADAC Weser-Ems e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Forms“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der Abfrage von Informationen zu einem bestimmten Thema oder einer bestimmten Veranstaltung.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Abfragen“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Abfragen“.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Abfragen“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Abfragen“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Forms“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Forms“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Abfragen“ in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Weitere Hinweise zum Datenschutz: Informationspflichten nach Artikel 13/14 DSGVO